A.
Pengertian Protokoler
Dalam pengertian luas
protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik
dalam kedinasan/ kantor maupun masyarakat.
B.
Persyaratan menjadi Protokoler
Persyaratan untuk menjadi protokoler
yaitu :
a. Mempunyai
pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia.
b. Bermental
kuat dan kepribadian tangguh.
c. Trampil
dan cekatan menguasai situasi.
d. Mampu
mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat.
e. Sangat
peka terhadap permasalahan yang timbul.
f. Sangat
memahami perasaan orang lain.
g. Sederhana
dan sopan serta hormat pada setiap orang.
h. Pandai
membawa diri dan selalu mawas diri.
i. Rendah
hati tetapi tidak rendah diri.
j. Penampilan
menarik.
k. Pandai
berbusana sesuai dengan suasana.
l. Berbahasa
dengan tekanan dan suara yang baik.
m. Memiliki
pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen.
n. Menguasai
istilah-istilah baru dan bahasa asing.
Adapun yang mengatur
kegiatan protokoler adalah pejabat protokoler yang berkompenten dalam
menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang
berkaitan dengan keprotokolan.
C.
Jenis-jenis Kegiatan Protokoler
a. Jenis
Kegiatan Umum/ Kenegaraan
Jenis kegiatan yang
bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan Tinggi/
Kedinasan Instansi, antara lain berbentuk :
1)
Upacara pelantikan dan serah terima jabatan.
2)
Upacara penandatanganan naskha kerjasama.
3)
Upacara sumpah pegawai.
4)
Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru.
5)
Peresmian pembukaan seminar, symposium,
diskusi dan sebagainya.
b. Jenis
Kegiatan yang Bersifat Universal/ Perguruan Tinggi
1)
Upacara Dies Natalies.
2)
Upacara wisuda sarjana
3)
Upacara pengukuhan guru besar.
4)
Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa.
D.
Aktivitas Protokoler
a.
Tata
Ruang,
Tata ruang adalah
pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.
Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis
aktivitas.
1)
Perangkat
keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang dipergunakan
untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/ sofa, sound system/ public
address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya.
2)
Perangkat
lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka
pelaksanaan suatu kegiatan seperti : penerima tamu, pemandu acara, petugas
keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.
Yang
perlu diperhatikan :
1)
Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound
system, perlengkapan konsumsi.
2)
Perangkat lunak, terdiri dari personil yang
bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/ pembawa acara,
penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya.
3)
Khusus pemandu acara (MC), dapat dijelaskan
sebagai berikut :
a)
Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas
sebagai MC.
(1) Sikap
yang tegas dan berdisiplin tinggi.
(2) Volume
suara yang konstan dan mantap.
(3) Kemampuan
menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing.
(4) Kepekaan
terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil
keputusan.
(5) Sifat
yang tidak mudah tersinggung.
(6) Berkepribadian.
b)
Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh
pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap
membaca situasi.
c)
Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan
simpatik.
d)
Mengetahui tempat posisi berdiri yang tepat
(menguasai arena kegiatan).
e)
Pandai mengatur volume suara.
f)
Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas
(memberikan komentar) pidato seseorang.
g)
Mampu menguasai massa.
b.
Tata
Upacara,
Tata upacara adalah
tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan
jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan :
1)
Jenis kegiatan.
2)
Bahasa pengantar yang dipergunakan.
3)
Materi aktivitas.
Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat
dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi
acara, missal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka
yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya
sudah dihubungi.Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi
penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.
c.
Tata
Tempat (Preseance)
Kata preseance berasal dari bahasa Prancis
atau dalam bahasa Inggris precende yang
artinya urutan.Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa
yang labih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata
duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari
pejabat yang bersangkutan, kedudukan administrative/ struktur dan kedudukan
social. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden
Nomor 265 tahun 1968.
Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance :
1)
Golonga Very Important Person (VIP), pihak
yang didahulukan karena jabatannya atau kedudukannya.
2)
Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak
yang didahulukan karena derajatnya, misalnya bangsawan dan sebagainya.
Pedoman Preseance :
1)
Aturan Dasar Preseance
a) Orang
yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau
mendahului.
b) Jika
orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting
adalah mereka yang disebelah kanan.
2)
Aturan Umum Tata Tempat
a) Jika
duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu
keluar. Yang duduk didekat pintu dianggap paling terakhir.
b) Dalam
pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang
tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan diluar atau
tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.
3)
Aturan Tempat Duduk
Urutan tempat duduk diatur menurut
aturan sebagai berikut :
a) Yang
didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi.
b) Berikutnya
diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah
kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.
4)
Aturan urutan memasuki kendaraan, bagi
undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus
bahkan perencanaan yang matang. Tipe kendaraan juga mempengaruhi pengaturan
itu. Peranan pengemudi, ia juga harus menganal pengetahuan protokoler, termasuk
penampilannya.
Beberapa
cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kendaraan mobil atau kereta
api sebagai berikut :
a) Pesawat
udara : seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling
akhir, sedangkan kalau menuruti pesawat orang yang utama akan turun lebih
dahulu.
b) Kapal
laut : orang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun lebih dahulu.
c) Kendaraan
mobil atau kereta : orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun sewaktu
turun akan mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak
dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan, hal tersebut merupakan suatu
perkecualian.
d) Letak
kendaraan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kendaraan akan menuju,
berada disebelah kiri kita.
e) Yang
utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya disebelah kiri.
f) Bila
sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kendaraan dihadapkan ke
sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.
g) Jika
penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling
terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang
ketiga duduk di tengah.
h) Jika
mobil memungkinkan diduduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, Karen ada tambahan
bak ditengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling
rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki disebelah kanan kirinya.
d.
Tata
Busana
Tata busana disini
ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh
para pejabat undangan ataupun pelkasana kegiatan.
Tata busana harus
ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal
maupun informal.
Jenis tata busana yang perlu diketahui :
1) Pakaian
Sipil Lengkap (PSL).
2) Pakaian
Sipil Harian (PSH).
3) Pakaian
Oinas Lapangan (PDL).
4) Pakaian
Dinas Harian (PDH).
5) Pakaian
Dinas Upacara I, II, III, (PDU) untuk kalangan militer.
6) Pakaian
Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu).
7) Pakaian
Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri).
8) Toga
(Untuk Peruruan Tinggi/ Institut).
e.
Tata
Warkat
Pengaturan mengenai
undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan
ialah :
a. Daftar
nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/
keperluan kegiatan.
b. Jumlah
undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya
tujuan kegiatan sendiri.
c. Bentuk
undangan sedapat mungkin dilakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai
format, isi dan sebagainya.
d. Menulis
nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama,
pangkat, jabatan dan alamatnya.
e. Dalam
undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/ suami atau
tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk
beberapa orang.
f. Mencantumkan
kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.
g. Mencantumkan
ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
h. Menentukan
batas waktu penerimaan tamu.
i.
Catatan dalam undangan agar memberitahukan
kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan Respondez
S’il Vous Plaiz).
j.
Undangan dikirim dalam waktu relative tidak
terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya
sudah terkirim).
E.
Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol
Dalam mengatur kegiatan keprotokolan
harus memiliki :
a. Tata
cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap
perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah
dilakukan.
b. Tata
karma, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan.
c. Aplikasi
aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang
keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan dengan keprotolan harus
berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.
F.
Peran dan Fungsi Protokoler
Peran dan fungsi protokoler
turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau
institute.Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari
aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para
petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan,
baik ditingkat local maupun nasional.
Diperlukan adanya
keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut
menentukan terciptanya suasana yang memengaruhi keberhasilan suatu acara yang
dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan
yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak,
terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya
ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
G.
Penyelenggaraan Seminar
Tahapan penyelenggaraan seminar :
1. Tahap
orientasi.
2. Tahap
persiapan.
3. Tahap
pelaksanaan.
4. Tahap
penutupan.
1.
Tahap
Orientasi, yang perly dipertimbangkan adalah :
a.
Latar belakang diadakannya suatu kegiatan.
b.
Tujuan diadakannya suatu kegiatan.
c.
Manfaat yang akan diperoleh dari suatu
kegiatan yang diadakan.
d.
Kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi
jika suatu kegiatan tersebut diadakan.
2.
Tahap
Persiapan, langkah-langkahnya adalah :
a.
Pembentukan panitia, melalui pembentukan
formatur atau musyawarah langsung.
b.
Rapat-rapat panitia, diperlukan untuk
mengetahui persiapan-persiapan pelaksanaan kegiatan agar nantinya kegiatan
pokok dapat berjalan lancer sesuai dengan yang diharapkan.
c.
Anggaran dana, membuat daftar periksa anggaran
yang memuat informasi prediksi pengeluaran yang akan dikeluarkan.
3.
Tahap
pelaksanaan
Memastikan penggunaan
ruangan/ gedung yang akan dipakai, memperhatikan kapasitasnya.
Fasilitas-fasilitas dan letak yang strategis dilihat dari prediksi asal peserta,
kendaraan umum, dan juga penataan ruangan.
4.
Tahap
Penutupan
Bentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat
pertanggungjawaban atas seluruh tanggungjawab masing-masing personal/ seksi
sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya.Setelah semua pekerjaan dianggap selesai
maka dilakukan pembubaran panitia, biasanya dilakukan oleh pejabat tertingg
dalam kepanitiaan.
H.
Pembawa Acara (MC : Pemandu Acara)
1. Pembawa
acara merupakan bagian dari kegiata protokoler.
2. Istilah
pembawa acara sering diartikan sama dengan Announcer
(penymr), Toatmasier (pembawa acara
untuk pesta-pesta). Masterof Ceremony
(pembawa acara untuk acara yang sifatnya seremonial. Misalnya : upacara wisuda,
upacara kenegaraan,).
Beberapa
hal yang perlu diperhatikan :
1. Berbusana
yang baik.
2. Nada/
volume suara yang baik.
3. Tata
bahasa yang baik.
4. Bersikap
yang baik.
5. Cara
bertindak dari acara satu ke acara yang lain.
6. Cara
menutup acara yang baik.
I.
Definisi Moderator
Adalah seseorang yang
bertugas untuk memoderasi dan mengawasi jalannya diskusi yang menjadi tanggung
jawabnya dengan tujuan utamanya adalah agar diskusi dapat berjalan dengan baik
dan benar sesuai dengan topiknya serta berlangsung secara kondusif.
Tugas
dan Tanggungjawab Moderator :
a) Mengawal
dan mengawasi jalannya diskusi yang menjadi tanggungjawabnya agar berjalan
sesuai dengan topiknya.
b) Seorang
moderator hanya menjadi moderator di diskusi yang menjadi lebih hidup dan
dinamis.
c) Moderator
harus dapat menciptakan ide atau topik baru agar diskusi menjadi lebih hidup
dan dinamis.
d) Memberi
penjelasan dan bimbingan terhadap peserta agar mau suasana tenang namun tidak
tegang.
e) Memberi
peringatan kepada peserta apabila terjadi kegaduhan yang tidak perlu.
f) Melakukan
tindakan agar diskusi bias lebih fokus dan kondusif.
g) Memberikan
peringatan kepada member yang dianggap menyalahi peraturan dan atau dianggap
mengganggu.
h) Menjalankan
tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan peraturan.
J.
Etika Menghadiri Rapat
Dalam kehidupa professional, rapat
merupakan salah satu agenda penting yang harus dijalankan. Rapat berfungsi
sebagai forum penyampaian ide, kritik, maupun saran yang berguna bagi proses
perkembangan bersama. Akan tetapi, ada beberapa etika yang harus dipatuhi agar
rapat terselenggara dengan sukses dan lancar. Berikut ini media perempuan
memberikan petunjuknya :
1. Tepat
waktu
Hadir di ruangan beberapa menit sebelum
rapat dimulai, untuk mengindikasikan respek terhadap penyelenggara rapat.
Selain itu, hal ini memperlihatkan Anda
sebagai individu yang terorganisir.
2. Penuh
persiapan
Jangan menghadiri rapat tanpa persiapan.
Sebelum rapat dimulai, pastikan Anda telah mempersiapkan diri dengan membaca
berbagai materi, kebijakan, atau prosedur terkait yang akan dibahas dalam rapat
nanti. Dengan demikian, Anda bisa turut berkontribusi dengan memberikan masukan
berguna.
3. Membawa
alat tulis
Meskipun tidak mencatat apapun nantinya,
selalu bawa buku catatan danpena setiap menghadiri rapat. Hal ini sekaligus
memperlihatkan minat dan keseriusan Anda terhadap agenda pertemuan.
4. Memastikan
peralatan komunikasi
Matikan semua handphone, pager, atau
peralatan komunikasi lainnya agar tidak mengganggu berjalannya rapat.
5. Berpartisipasi
Selalu memberikan respon ketika pemimpin
rapat meminta feedback dari para peserta, khususnya jika memilki sesuatu yang
penting untuk disampaikan.Selain itu, Anda juga bisa meresponnya dengan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
6. Berlaku
sopan dan memperhatikan
Hindari bercakap-cakap dengan peserta
lain ditengah-tengah rapat, dan tunjukkan sikap sopan dengan menyimak baik-baik
apa yang disampaikan pembicara kepada forum. Selain itu, tahap keinginan untuk
beradu argument, mendominasi, menginterupsi pembicaraan, atau melontarkan
komentar-komentar yang tidak diperlukan.
7. Bersikap
professional
Manfaat momen rapat untuk memperlihatkan
profesionalisme dan keseriusan, tunjukkan bahwa Anda memiliki kualitas berharga
dengan mendemonstrasikan pengetahuan serta pemahaman.
8. Berterima
kasih
Kedengaranya memang sederhana, tapi
berterima kasih kepada penyelenggara rapat merupakan salah satu cara untuk
memperlihatkan penghargaan.
K.
Etika Menghadiri Rapat
1. Konfirmasi
Kehadiran
Pada dasarnya semua undangan rapat wajib
kita hadiri, namun bila terpaksa kita tidak bisa menghadiri rapat, berikan
informasi tentang absennya kita dalam rapat tersebut disertai dengan alas an
yang masuk akal. Dan jika rapat tersebut sangat membutuhkan kehadiran kita,
utuslah orang kepercayaan untuk menggantikan kita dalam rapat tersebut.
2. Aturan
Tidak Tertulis
Aturan-aturan tidak tertulis dala sebuah
rapat, sebaiknya kita pahami tanpa perlu diingatkan lagi, seperti aturan :
a)
Memakai pakaian yang rapi dan sopan.
b)
Mematikan ponsel.
c)
Bila sangat terpaksa harus menjawab telepon,
keluarlah dari ruangan rapat setelah mendapat izin dari pimpinan rapat.
3. Pahami
Peran
Adakalanya kita menghadiri untuk
mewakili pimpinan, jika kita berpendapat sebagai perwakilan pimpinan, kita
harus memegang teguh wewenang dan batasan peran yang diberikan pimpinan kepada
kita.
4. Sopan
dalam Berpendapat
a)
Berikanlah pendapat atau usulan saat pimpinan
rapat selesai berbicara/ presentasi dan setelah dipersilahkan aktif dalam
berpendapat, namun tidak memotong pendapat orang lain.
b)
Tidak menjatuhkan pendapat atau usulan yang
dipaparkan oleh peserta lain.
5. Sebelum
Meninggalkan Rapat
a)
Pastikan kita telah membuat catatan kecil
tentang permasalahan yang dibahas dalam rapat dan hasil rapat secara teliti dan
ditulis secara objektif untuk pertimbangan selanjutnya.
b)
Tinggalkan rapat setelah rapat benar-benar
berakhir dan telah dipersilahkan oleh pimpinan rapat.
Postingan
